JURNALSUKABUMI.COM – Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Sukabumi, Eman Sulaeman membagikan informasi pentingnya sebuah kearsipan yang terkelola dengan baik untuk menjaga sebuah informasi yang berharga dan melestarikan warisan budaya.
Menurutnya ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pengelolaan kearsipan yang baik. Di antaranya, menerapkan Sistem Klasifikasi yang Efektif;
Membuat Pedoman Pengarsipan dan Menggunakan Teknologi dan Perangkat Lunak Kearsipan.
“Banyak cara dalam meningkatkan pengelolaan kearsipan yang baik. Mislanya, sistem klasifikasi yang terstruktur dan mudah dipahami. Gunakan kode atau label yang jelas untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan dokumen,” ujarnya, Senin (03/05/2023).
Lalu, cara berikutnya yaitu membuat pedoman pengarsipan. Hal ini juga sangat penting untuk memiliki pedoman dan prosedur pengarsipan yang jelas. Dokumen ini harus mencakup instruksi tentang bagaimana rekod dapat mengorganisasi, menyimpan, dan mengakses arsip.
“Pedoman pengarsipan yang baik akan memastikan konsistensi dan pemahaman yang lebih baik di antara staf yang terlibat dalam pengelolaan arsip,” sambungnya.
Masih kata Eman, cara lainnya yaitu menggunakan teknologi dan perangkat lunak kearsipan. Penggunaan teknologi dan perangkat lunak khusus kearsipan dapat memberikan manfaat besar dalam mengelola arsip.
“Ada berbagai perangkat lunak kearsipan yang dapat membantu dalam proses pengindeksan, pencarian, dan pemeliharaan kearsipan. Pilihlah solusi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggarannya,” paparnya.
Tidak sampai di sana, Eman juga mengaku, cara pengelolaan kearsiapan masih banyak yang harus dilakukan. Langkah tiga poin tersebut hanya sebagiannya saja.
“Masih banyak sebenarnya, seperti melakukan pelatihan dan peningkatan kompetensi, mengamankan dan melindungi arsip, mengatur jadwal retensi dokumen dan mendorong aksesibilitas dan layanan yang baik dan lain sebagainya,” tandansya.
Redaktur: Ujang Herlan
