JURNALSUKABUMI.COM – Pada tahun 2021, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKP), melaksanakan Identifikasi untuk mendapatkan informasi untuk menyelamatkan arsip-arsip yang termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Hal tersebut disampaikan Kepala Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi, Eman, melalui aplikasi perpesanan whatsApp, Selasa (21/12/21).
“Arsip terjaga tersebut, berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian, internasional, kontrak karya dan masalah-masalah pemerintah strategis yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhannya, keamanan dan keselamatannya,” jelas Eman.
Adapun yang menjadi sasaran pertama yaitu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sukabumi karena keterkaitan dengan arsip kependudukan.
Lanjut dia, berdasarkan Undang – undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 angka 8 disebutkan, bahwa arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
Pada bagian lain dia mengatakan, arsip merupakan rekaman informasi dalam bentuk media apa pun. Baik dibuat, diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi, lembaga dan perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
“Dengan mengacu pada pengertian arsip diatas bahwa arsip sebagai (entitas) dalam berbagai bentuk format yang nyata (tangible) untuk dikelola atau dipeihara karena didalamnya mengandung informasi yang memiliki nilai, makna tertentu yang sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan suatau organisasi/ lembaga,” bebernya ,
Sebagai pencipta arsip, maupun kepentingan diluar pencipta arsip tersebut. Pengelolaan arsip yang menjadi rutinitas kegiatan tata kelola kearsipan memiliki tujuan untuk penyelamatan arsip-arsip yang bernilai guna tinggi. Karena mengandung informasi yang sangat diperlukan oleh pencipta arsip (seharusnya dapat dilestarikan) dan apabila kandungan/ konten informasinya memiliki nilai guna diluar pencipta arsip.
Dalam rangka menjamin pelestarian arsip yang memiliki nilai guna tinggi tersebut, maka dapat dilakukan dengan cara alih media mengacu pada Undang-undang Nomor 43, tentang kearsipan tahun 2009 Pasal 68 ayat 1 menyebutkan bahwa pencipta arsip/lembaga kearsipan dapat melakukan alih media.
Peraturan Pemerintah (PP) tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 pasal 49 ayat isinya menyebutkan, dalam rangka melakukan alih media asrip, pimpinan masing-masing pencipta arsip menetapkan kebijakan alih media arsip. Sedangkan Pasal 99 ayat 3, Lembaga Kearsipan membuat Kebijakan alih media arsip.
Tujuan dari alih media ini yaitu agar dapat diakses secara bersamaan(lebih dari satu orang), dapat diakes bayak lokasi dan kapan pun juga mudah dintegrasikan dengan sistem informasi, berpotensi mengurangi tempat penyimpanan yang berisi arsip fisik, berpotensi meningkatkan produktifitas organisasi dan tentunya melindungi dan mengamankan arsip.
Salah satu tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dalam konteks penyelenggaraan kearsipan statis, lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya memiliki kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis sebagai memori kolektif yang diterima dari pencipta arsip melalui kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip statis.
Sesuai peraturan kearsipan, dalam rangka penyelamatan terhadap arsip yang dicari keberadaannya, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi wajib membuat Daftar Pencarian Arsip (DPA). DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan/Diarpus Kab.Sukabumi dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
Sehubungan dengan itu, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi melakukan identifikasi pembuatan Daftar Pencarian Arsip melalui Perangkat Daerah/Pencipta Arsip (Surat Sekretariat Daerah Kab Sukabumi Nomor : 045/7366-Diarpus/2021 tanggal 12 November 2021 hal penyusunan Daftar.
Redaktur: Usep Mulyana
